Privacy beleid Jong Nederland Hapert

Dit document geeft inzage in de wijze waarop Jong Nederland Hapert omgaat met de
verwerking van persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om u hier zo transparant en
duidelijk mogelijk over te informeren.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een online aanmeldformulier, we maken hiervoor
gebruik van Forms van Microsoft 365. Deze formulieren worden verzameld en bewaard door het bestuur van Jong Nederland Hapert. Zodra de formulieren in ontvangst zijn genomen heeft enkel het bestuur van Jong Nederland Hapert nog de mogelijkheid tot inzage van deze formulieren.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Voor activiteiten die langer duren dan een reguliere groepsavond, zoals een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie betreffende de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier/ -vragenlijst die per activiteit hardcopy of via een online formulier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende activiteit. Na afloop van de activiteit worden alle formulieren
en lijsten vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie groepsbijeenkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de
hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de
gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Jong Nederland Hapert mag deze
‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij
lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan de
leiding van Jong Nederland Hapert. Het verstrekken van de juiste informatie is de
verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van aanmeldformulieren die
hardcopy ingeleverd moeten worden bij de groepsleiding of via een online formulier ingevuld dient te worden. Jong Nederland Hapert stelt voor iedere activiteit of kamp een aanvullend comité op. Dit comité is verantwoordelijk voor het verzamelen van de aanmeldformulieren. Zij dragen er zorg voor dat deze persoonsgegevens ten alle tijden afgesloten bewaard worden en stellen de informatie alleen ter beschikking aan de betrokken leiding van de desbetreffende activiteit. Aanvullend heeft ook het bestuur van Jong Nederland Hapert inzage in online aanmeldformulieren. Na afloop van de activiteiten worden alle formulieren vernietigd.

Financiële gegevens

Bij de start van ieder groepsjaar dient de contributie contant betaald of per bank
overgemaakt te worden naar Jong Nederland Hapert. Het is niet mogelijk om hiervoor een
doorlopende incasso te hanteren. De penningmeester van Jong Nederland Hapert verzorgd de financiële administratie zonder hierbij onnodige informatie te verzamelen. Het bestuur van Jong Nederland Hapert is als enige gemachtigd inzage te hebben in deze financiële administratie.

Contactlijsten

Per groep binnen Jong Nederland Hapert heeft de eigen leiding een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. Hierdoor zijn zij in staat om in geval van nood contact op te nemen met ouders/verzorgers. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Jong Nederland Hapert maakt gebruik van de volgende onlinemediakanalen: Website,facebook, email en WhatsApp. Het gebruik van deze kanalen kan voor verschillende doeleinden dienen. O.a. informatievoorziening of promotie van onze vereniging. Deze kanalen worden in geen enkel geval gebruikt voor het verzamelen van persoonsgegevens.

Beeldmateriaal

Jong Nederland Hapert maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Jong Nederland Hapert en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en publiceren van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacy beleid van Jong Nederland Hapert is altijd terug te vinden op de website of aan te vragen bij het secretariaat van de vereniging via bestuur@jongnederlandhapert.nl